مدیریت و صنعت

مدیریت و صنعت

Iran Industrial Management
مدیریت و صنعت

مدیریت و صنعت

Iran Industrial Management

مدیریت منابع انسانی - مهارت‌های مذاکره

زبان بدن در مصاحبه‌های شغلی

تکمیل کردن رزومه به صورت دستی رو به افول است. در عصر کامپیوتر و تکنولوژی‌های سایبرنتیک، بیشتر کارفرمایان، متقاضیان شغل به صورت بر خط (آنلاین) را ترجیح می‌دهند. این در حالی است که متقاضیان کار نیز برای پیدا کردن شغل بیشتر از هر منبع دیگری به اینترنت مراجعه می‌کنند، اما نکته‌ای که همچنان به قوت خود باقی است، زبان بدن متقاضی شغل است در هنگام مصاحبه و چگونگی اثرگذاری اولیه او در زمان ورود به اتاق مصاحبه.

چه نوع شخصی هستید؟

مصاحبه‌کننده، متناسب با زبان بدن شما می‌تواند بفهمد که آیا به خودتان اطمینان دارید، آیا خجالتی یا اهل دوستی و مراوده هستید، آیا تکرو یا اینکه اهل تیم و گروه هستید یا حتی اینکه دارید راستش را می‌گویید یا خدای ناکرده موضوعات غیرصحیح می‌گویید. این مصاحبه‌کننده‌ها می‌توانند بگویند که آیا قادر به انجام آن شغل هستید، آیا وفاداری شغلی دارید و اینکه می‌توانید با بقیه کارکنان کنار بیایید یا نه. مصاحبه‌کننده مبتنی‌بر سوالاتی که مطرح می‌کند نه تنها به پاسخ شما توجه می‌کند، بلکه به نحوه پاسخ دادن شما نیز دقت می‌کند. مصاحبه‌کننده عموما متناسب با صلاحیت و سطح توانایی خود قادر به یافتن پاسخ سوالات مطرح شده است. توانایی شما در درک و رمزگشایی زبان بدن مصاحبه‌کننده و تطبیق زبان بدن خود با آن، نقش تعیین‌کننده‌ای در توفیق شما برای استخدام خواهد داشت.
کاملا آماده باشید

به موقع رسیدن به جلسه مصاحبه از مهم‌ترین نکاتی است که در مورد آن نمی‌توان گذشت کرد. قرار مصاحبه به عنوان یک قرار بسیار مهم تلقی می‌‌شود و دیر رسیدن در چنین جلسه‌ای به عنوان یک خطای فاحش به حساب می‌آید که ممکن است حتی به قیمت از دست دادن شغل تمام شود. نگرش شما در مورد زمان، پیام بدی به کارفرما ارسال می‌کند و حکایت از رفتار غیرحرفه‌ای شما می‌کند. بهانه ترافیک در چنین مواردی بسیار ناامیدکننده و غیرقابل بخشش است. بهتر است در سر چنین قراری یک ساعت زودتر حاضر شوید تا اینکه یک دقیقه دیر برسید.
اولین برخورد

زمانی که مصاحبه‌کننده برای ملاقات شما داخل اتاق می‌شود، سعی نکنید تا با وی دست بدهید مگر آنکه ابتکار دست دادن با مصاحبه‌کننده باشد. در چنین شرایطی دوستانه و مشتاقانه اما نه محکم و با حفظ تماس چشمی با وی دست بدهید. در ابتدای مصاحبه صاف روی صندلی بنشینید و تکیه بزنید.
از قوز کردن یا لم دادن و نیز کج نشستن بر روی صندلی پرهیز کنید؛ زیرا می‌تواند موجب این تصور در ذهن مصاحبه‌کننده شود که شما علاقه‌ای به این مصاحبه ندارید یا اینکه حوصله‌تان سر رفته است. از سوی دیگر، نشستن بر روی لبه صندلی هم نشانگر مقدار کمی عصبی بودن است و هم اینکه با شرایط و محیط راحت نیستید. وقتی مصاحبه‌کننده چیزی می‌گوید، بهتر است که تا اندازه‌ای به سمت جلو خم شوید. این حرکت نشان‌دهنده علاقه و توجه به گفتار مصاحبه‌کننده است. شما می‌توانید سرتان را کمی به سمت وی خم کنید تا نشان دهید که با دقت به حرف‌های وی توجه می‌کنید.
حرکات صحیح

دست به سینه ننشینید، زیرا این حرکت می‌تواند حالت تدافعی شما را تداعی کند. دست‌ها را به حالت راحت و غیرانقباضی بر روی پاها بگذارید یا اینکه آنها را بر روی دسته صندلی قرار دهید. با این کار شما قادر خواهید بود تا با حرکات دست از گفتار خود حمایت و پشتیبانی کنید.
در هنگام صحبت کردن می‌توانید گاهی از حرکت سر به منظور تاکید یا تایید یک موضوع یا دادن مفهومی عمیق‌تر به آنچه که بیان می‌نمایید، استفاده کنید. حرکات دست نیز می‌تواند چاشنی خوبی برای گفت‌و‌گو باشد. اگر از حرکات دست استفاده کنید، مصاحبه‌کننده تصور خواهد کرد که از روند مصاحبه راضی هستید. حرکات دست بیش از اندازه در ابتدای مصاحبه ایده خوبی نیست. راه صحیح این است که در طول مصاحبه به تدریج از این تکنیک استفاده کنید.
به حرکات دست مصاحبه‌کننده‌تان توجه کنید

چنانچه وی برای بیان و توضیح مطلبی از دست‌های خود به مقدار زیادی استفاده می‌کند، شما هم می‌توانید این کار را انجام دهید. اما وقتی خیلی از این ابزار استفاده نمی‌کند، شما هم زیاد استفاده نکنید. خیلی مهم است که حرکات خود را با حرکات مصاحبه‌کننده مطابقت دهید تا بتوانید یک ارتباط هماهنگ ایجاد کنید. مواظب حرکات ناخودآگاهی باشید که گاهی به علت تنش از خود بروز می‌دهید. برخی از اقداماتی که می‌تواند مصاحبه‌کننده را بیازارد عبارتند از: * با نوک انگشتان بر روی میز زدن * پاها را مداوم جابه‌جا کردن * ناخن‌ها را جویدن * با خودکار بازی کردن.
مصاحبه پانل

مصاحبه با یک نفر می‌تواند برای بسیاری از متقاضیان کار یک خبر مسرت‌بخش باشد، اما مصاحبه با یک گروه شاید باعث گیجی و سر درگمی مصاحبه‌شونده بشود، به‌خصوص وقتی که بایستی تماس چشمی برقرار کند.
این مهم است که تماس چشمی را در حد برابر، با تمام گروه مصاحبه‌کننده حفظ کنید. با برقرار کردن یک تماس چشمی هماهنگ با آنها به جلب اعتماد آنها نائل می‌شوید و از مصاحبه لذت خواهید برد.زمانی که یکی از مصاحبه‌کنندگان از شما سوالی می‌پرسد یا مطلبی را بیان می‌کند، تماس چشمی را با وی تا زمانی ادامه دهید که وی مشغول صحبت کردن است. این نشانگر آن است که شما فعالانه به گفته‌های وی توجه می‌کنید. وی ممکن است در این شرایط به دیگر مصاحبه‌کنندگان نیز نگاه کند و دوباره نگاه خود را به شما برگرداند،‌ در این شرایط می‌توانید با تکان دادن سر موجب تشویق وی برای ادامه صحبت شوید.
زمانی که به پرسشی پاسخ می‌دهید، ابتدا نگاه خود را منعطف به شخصی کنید که پرسش را مطرح کرده است، اما در هنگام پاسخ دادن بایستی به دیگر مصاحبه‌کنندگان نیز توجه کنید و دوباره زمانی که می‌خواهید نکته‌ای را اثبات کنید یا بر موضوعی تاکید کنید یا توضیح خود را به پایان ببرید، بهتر است با فردی که پرسش را طرح کرده است، ارتباط چشمی برقرار کنید.

  • منبع: دوماهنامه توسعه مهندسی بازار 

طنز تلخ - مدیریت زمان

کارگاه آموزشی مدیریت زمان 

 همکاران محترم واقفند که کار اداری صرفاً وسیله ای برای تأمین زندگی فعلی و آتی در حد بخور و نمیر است و حقوق مختصری که دریافت میکنند حق مسلم آنان بوده، آب باریکه حقوقشان وظیفه ای را متوجهشان نمیکند. با اینحال، هشت ساعت حضور فیزیکی در محل کار را نمیشود ندیده گرفت و در این وضعیت باید به فکر راهکارهایی بود تا از این زمان به نحو احسن استفاده نموده، تهدیدها را به فرصتها تبدیل کرداین کارگاه قصد دارد راهکارهای لازم برای استفاده بهینه از وقت اداری را آموزش دهد (صدور گواهینامه تضمینی است و آزمون نهائی فرمالیته است!(.

ورود و خروج:

معمولاً یک ربع فرجه برای ورود و خروج در نظر گرفته میشود. موقع ورود 15 دقیقه دیر و موقع خروج 15 دقیقه زودتر کارت بزنید. به این ترتیب نیم ساعت در زمان صرفه جویی کرده اید. بعلاوه، در محل کارت زنی در موقع ورود و خروج میتوانید 15 دقیقه (یعنی جمعاً نیم ساعت) با همکاران خوش و بش کنید. با این راهکار ساده شما عملاً 8 ساعت کار اداری را به 7 ساعت تقلیل داده اید.

صبحانه اداری:

زندگی ماشینی و خستگی اجازه نمیدهد شما مثل ایام قدیم در کنار همسر و فرزندانتان با خیال آسوده صبحانه بخورید. به نوبت یکی از همکاران مسئولیت داشته باشد سر راهش چند عدد نان بربری خریداری کند و حوالی ساعت هشت و نیم صبح دور هم جمع شوید و به صرف صبحانه بپردازید. هر قدر هم که عجله داشته باشید بالاخره نیم ساعتی طول میکشد تا کارتان تمام شود. خب شما تنها 6 ساعت و نیم وقت دارید.

دستشویی:

کسی نمیتواند مانع شما برای رفتن به دستشویی شود. این حقی است که حتی زندانیان سیاسی هم از آن برخوردارند (منتها با محدودیت دفعات).حداقل روزی دو بار از دستشوئی اداره استفاده کنید. مدت زمان پیشنهادی برای هر بار 15 دقیقه است. بیشتر از این مدت توصیه نمیشود چون موقع خروج بعلت ایسکمی (خواب رفتن پاها) ممکن است قادر به ایستادن نباشید و تعادلتان بهم بخورد. شش ساعت دیگر باقی است.

جبران کسر خواب:

این کار در بعضی اداره جات (بخصوص در مراکز تحقیقاتی- پژوهشی) رایجتر است و ممکن است همه جا مقدور نباشد. بهانه ای برای این کار لازم است (مثلاً پشت در بنویسید که بین ساعت ده و نیم تا یازده و نیم بعلت رسیدگی به پرونده ها، حسابرسی روزانه، مطالعه آنلاین، آنالیز آماری و نظایر آن) از پذیرفتن ارباب رجوع معذوریم. یک بالش کوچک در اتاقتان داشته باشید. یک ساعت خواب در وسط روز بر اساس نظریات دانشمندان ژاپنی موجب افزایش انرژی و انگیزه کار در کارکنان میشود و شما با این کار خود در حقیقت به کشور خودتان خدمت میکنید. تنها 5 ساعت دیگر برای برنامه ریزی باقی مانده.

حضور در نماز جماعت:

درست است که مجموع نماز ظهر و عصر شما در منزل شش دقیقه طول میکشد ولی بهتر است در اداره تمام مستحبات و مراحل را با دقت هر چه تمامتر انجام دهید. ده دقیقه قبل از شروع اذان احکام تخلی را به عمل آورده و وضو بگیرید و همزمان با شروع اذان از بلندگوی مسجد با سر و صدای فراوان وارد نمازخانه شوید. خود نمازها که دو تا روی هم 15 دقیقه طول میکشد. سایر مستحبات و تعقیبات و اگر سخنرانی هم بود (اعم از بین الصلاتین یا بعد از آنها) را از دست ندهید. مطمئن باشید 45 دقیقه از وقت خودتان را مدیریت کرده اید. حالا ماند 4 ساعت و 15 دقیقه دیگر.

ناهار شاهانه:

ناهار اداره هر چه باشد یا رایگان است یا ارزان و حیف است که آن را از دست بدهید. در کنار همکاران نشستن و پی دیگران را زدن،همچین طرح مسائل و مشکلات کاری و نیز صحبت در مورد فیش حقوق سایرین همراه با ناهار یک نوع مدیریت کیفی پروژه است. پزشکان معتقدند لقمه ها باید کامل جویده شوند. از چاشنیهای خانگی (ترشی) هم که به نوبت به اداره میبرید استفاده کنید. مجموع معطلی صف ناهار، میل کردن غذا و گپ دوستانه با 45 دقیقه زمان، مدت باقیمانده از وظایف شما در اداره را عملاً به سه ساعت و نیم تقلیل میدهد.

مراسم چای:

شما از صبح تا آخر وقت اداری قطعاً حداقل 8 فنجان چای در اتاق خودتان یا دیگران میل مینمایید، لیکن این مورد فرق میکند. چای بعد از ناهار را حتماً در حضور جمع همراه با شیرین کاری یکی از همکاران استثنائی و تفریحات سالم میل کنید. این کار برای سلامتی جسم و روح و هضم بهینه غذا بسیار مفید است. زمان پیش بینی شده برای این بخش از خدمات صادقانه شما حدوداً نیم ساعت است.

عصر انفجار اطلاعات:

شما یک کارشناس هستید (آنهم از نوع خبره یا ارشدش). آگاهی از آخرین پیشرفتهای علمی و مدیریتی امروزه برای فردی مثل شما از نان شب واجبتر است. روزانه حداقل یک ساعت به دنیای مجازی اینترنت بپیوندید. اطلاع از اینکه امسال جایزه اسکار به چه کسی تعلق گرفته، زمان قرعه کشی گرین کارت، آخرین پیشرفتها در مدلهای مو و لباس و جواهرات، تحولات صورت گرفته در زندگی زناشوئی هنرمندان در داخل و خارج کشور، همراه با اطلاع یافتن از مصوبات مجلس و دولت در مورد افزایش ضریبهای حقوقی یا بازنشستگی و مسائل مبتلابه دیگر از جمله مواردی است که یک کارشناس عالی باید از آنها مطلع باشد. ضمن این کار، شما با یک ساعت مدیریت زمان، مدت باقیمانده خدمات خود را به دو ساعت میرسانید. 

رسیدگی به سایر امور:

دو ساعت باقیمانده را میتوانید به سایر امور محوله بپردازید. برای جلوگیری از اطاله کلام فهرست اهم این امور به قرار زیر میباشد: مرتب کردن اتاق و میز کار، مراجعه حضوری به دفتر رئیس و دادن چند پیشنهاد برای افزایش بهره وری کارکنان، تماس با شرکت تعاونی و حسابداری و امور وام و بقیه قسمتهای مرتبط با شما، تماس تلفنی با تعدادی از دوستان و بستگان به قصد تألیف قلوب و صله ارحام، استفاده از امکانات رفاهی مؤسسه (نظیر نانوائی، سلمانی، خشکشوئی، بسته به مورد و در صورت وجود)، هماهنگی با منزل برای تأمین مایحتاج روزانه و...

مدیریت زمان در موارد خاص:

با برخی تمهیدات لازم میتوانید در موارد خاص از یک ساعت تا کل روز را طی یک برنامه (پکیج) یکجا مدیریت کنید. فهرستی از این اقدامات بقرار زیر میباشد:

1)شرکت در کلاسهای ICDL

2)صرف ناهار در منزل (حداقل پست لازم معاون مدیرکل... راننده ها مستثنی هستند)

3)استفاده از مرخصی استعلاجی (بویژه بین دو تعطیل)

4)استفاده از مأموریت اداری اعم از داخل یا خارج شهری

5)شرکت در مراسم کفن و دفن بستگان سایر همکاران تا درجه سوم

6)شرکت در کلیه مراسم فرهنگی که از سوی اداره ترتیب داده میشود (یک ساعت حضور + چند ساعت جیم)

7)ترک محل خدمت در صورت وقوع حوادث غیرمترقبه در منزل خود یا بستگان درجه یک (مانند فرو رفتن سوزن در دست کودک)

8)مرخصی ساعتی در اول یا آخر وقت اداری (و پاره کردن برگه مرخصی با هماهنگی مسئول ورود و خروج)

9)عدم حضور در محل کار بطور مطلق در صورت عدم حضور مافوق

الان آخر ماه است و این حق شماست که از رئیس خود 120 ساعت اضافه کاری مطالبه کنید. با اینهمه حسن تدبیر و سختکوشی شما، باید خیلی بی انصاف باشد که از تأمین این حداقل درخواست شما سر باز بزند.

تفویض اختیار

 

تفویض اختیار، واگذاری اختیار توسط فرادستان یا مشارکت دادن وسهیم نمودن سایر اعضاء در اختیارات یا دادن اختیارات سازمانی به فرودستان است.


در محیطی که از ویژگیهای عمدة آن رقابت شدید جهانی و تکنولوژی نوین است ، دست برداشتن از کنترلهای متمرکز موجب افزایش سرعت ، انعطاف پذیری ، قاطعیت ، هم افزایی و تقویت شبکه های ارتباطی خواهد شد.

تفویض کاهش یا از دست دادن قوت و قدرت نیست بلکه با اجرای آن قوت های موجود تقویت و هر یک از اعضاء و کارکنان دارای قدرت بیشتری خواهند شد. قدرت واقعی آن است که افراد را متعهد سازد، قدرت واقعی زمانی وجود خواهد داشت که واگذار گردد و به کسانی داده شود که (نسبت به واگذار کننده) در وضع یا موضع بهتری قرار گرفته  و برای انجام کارها بهتر از او عمل می‌کنند. در حقیقت دستمایه و فراگرد این تفویض افزایش تعهد ، نوآوری و خلاقیت کسانی را به همراه دارد که قدرت به آنان واگذار شده است و کارها بهتر انجام می‌شود.

 

هرگز کاری را که فرد دیگری می‌تواند بهتر از شما آن را انجام دهد خود انجام ندهید.

 

 

اگر مدیر بداند که این تفویض سودمند است قدرت خود را به راحتی به دیگران واگذار می‌کند. تفویض اختیار موجب ایجاد انگیزه در کارکنان خواهد شد زیرا آنان احساس می‌کنند که باید مؤثر واقع شوند و باید به آنها میدان داده شود تا اثربخشی و ابتکار عمل و خلاقیت های خود را افزایش دهند. از رهگذر پدیدة واگذاری اختیار صلاحیت ، شایستگی ، مهارت ، بعنوان پاداش نصیب کارکنان خواهد شد.

 

بزرگترین مانعی که فرآیند تفویض اختیار را تهدید می‌کند همانا ترس یا وحشت مدیریت نسبت به از دست دادن قدرت است.


ادامه مطلب ...