پیاده سازی نظام آراستگی( 5S )

دستیابی به کمیت و کیفیت برتر و تداوم حضور در صحنه رقابت ، مشارکت تمامی نیروهای انسانی شاغل در شرکت را طلب میکند. آنچه در این بحث ارائه می شود ، معرفی مراحل پنجگانه در آراستگی محیط کار و مزایای آن می باشد .

تاریخچه شکل گیری 5S :

نظام 5S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت ولی ایده اولیه این سیستم ژاپنی نمی باشد . ژاپنی ها در هنگام بازدید از برخی صنایع آمریکا (همچون کارخانه های مهمات سازی ، کبریت سازی ، داروسازی ، مواد غذایی ، تجهیزات پزشکی و ...  ) با پدیده House Keeping (یا خانه داری صنعتی ) آشنا شدند. مواردی همچون نظافت ، بهداشت ، نظم و ترتیب ، رعایت کامل ایمنی و جلوگیری از حوادث به ویژه انفجار وآتش سوزی ، جلوگیری از انباشت ضایعات و مواد در راهروها و خیابانهای کارخانه و معابر داخل کارگاهها ، ریخت وپاش ابزار و نشت روغن و مواد شیمیایی در کارخانه هایی رعایت می شد که عدم رعایت آنها موجب بروز خطرات و ضایعات غیرقابل جبران جانی ، مالی و اجتماعی گردیده و یا محصول آنها مستقیما با بهداشت و سلامتی مصرف کننده سروکار پیدا می کرد.

ژاپنی ها با مشاهده تاثیر ونقش قابل توجه معیارهای خانه داری صنعتی در ایجاد محیط کاری آراسته ، حفظ ایمنی و بهداشت و غیره برآن شدند تا معیارهای مذکور را در شرکتهای ژاپنی به کار گیرند.  تطبیق اصول خانه داری صنعتی با شرایط حاکم بر صنایع ژاپن و بومی نمودن آن منجر به شکل گیری پنج اصل  در آراستگی محیط کار گردید و از آنجاکه این 5 اصل با تلفظ S شروع می شد ، 5S نامگذاری گردیده که شرح اصول مذکور مطابق زیر می باشد :

اصل 1 : Seiri

این واژه به معنی دور کردن اقلام غیر ضروری از محل کار بوده و بسته به نوع و محل کار میتواند تجهیزات اضافی یا ضایعات تولید یا اوراق باطله و غیره را در بر گیرد.

اصل 2 : Seition

این واژه به معنی قرار دادن اقلام به ترتیب اولویت در محلهایی است که در مواقع لزوم دستیابی به آنها به سهولت انجام شود . بدیهی است اجرای این امر سبب خواهد شد که از زمان حداکثر استفاده بعمل آید .

اصل 3 : Seiso

این واژه به معنی تمیز کردن محیط و ابزار کار توسط شاغل است و در تمامی رده های شغلی میتواند مصداق داشته باشد .

اصل 4 : Seiketsu

این واژه به معنی مرتب کردن محل کار بطور مستمر است و در صورتی ایجاد خواهد شد که قبل از هر چیز عادت به تمیز بودن و مرتب بودن را در خود بوجود آوریم .

اصل 5 : Shitsuke
این واژه این مفهوم را میرساند که می بایست با استفاده از آموزشهای ضمن کار نظم و استقلال کاری را در پرسنل ایجاد نمود.

اجرای نظام آراستگی در صنایع ایران  :

سابقه معرفی و ترویج نظام 5S، یاآراستگی در ایران از خرداد سال 1372 و با انتشار مقاله ای در شماره های 32 و34 ماهنامه تدبیر آغاز گردید نویسنده مقاله آقای مجتبی کاشانی بوده که بر همین اساس بعنوان بنیانگذار نظام 5S در ایران معرفی گردیده است. آقای مجتبی کاشانی دراین زمینه می گوید:

 " اینجانب با نظام 5S در سال 1365 و در یک دوره مدیریتی در ژاپن آشنا شدم و از همان زمان دریافتم که یکی از گمشده های اصلی مادر صنعت است .  بامسافرتها و تحقیقات و بازدیدهای مکرر از کارخانه های ژاپنی در آن کشور ( در طول هفت سال ) به درک عمیق آن پرداختم و در سال 1372 به صورت مقاله ای کاربردی آنرا معرفی نمودم . آغاز اجرای 5S در شرکتهای کارتن مشهد و ایرانیت تهران (سالهای 1374 و 1375 ) بوده که توفیق نسبی آن منجر به شروع اجرای 5S در شرکت ایران خودرو گردید . "

تا زیبایی نبینیم  ، زیبایی نمی آفرینیم

در دیدگاه و تجربه مدیریتی جدید این دیگر توانایی فروشنده و بازاریاب نیست که به کمک تواناییهای آموزش داده شده و روابط عمومی خوب با پشتوانه تبلیغ بازرگانی بتواند هر کالایی با هر کیفیتی را به فروش برساند ، بلکه این روزها کالا براساس کیفیت آن به فروش می رسد. کیفیت خود نیز تعریف جامعی پیدا نموده که شامل زیبایی بسته بندی ، جذابیت چهره کالا، ویژگیهای کاربردی محصول ، دوام ، میزان و نوع مصرف انرژی ، نقش استفاده از آن و نیز قیمت به مفهوم ارزانی را دربر می گیرد .

 برخلاف گذشته که در بحث کیفیت تاکید بر مواد و ماشین آلات با کیفیت بود ، امروزه تاکید بر کارکنان با کیفیت ، محیط کار با کیفیت ، فرهنگ سازمانی و نیز سیستم های مدیریت کیفیت  و در نتیجه توجه بیشتر به فرآیند نسبت به فرآورده می باشد . در این راستا بکارگیری نظامهای مدیریت کیفیت فراگیر (T.Q.M)، S,JIT5 و ... مطرح گردیده که در این میان نظام5S  بعنوان ضروری ترین نظام برای واحدهای صنعتی کشورما جهت دستیابی به کارکنان با کیفیت ، محیط کار با کیفیت و فرهنگ سازمانی  مطرح میباشد .

در نگاه اول ممکن است اینطوراستنباط شود که اجرای5S  کاری پرهزینه و پردردسر است . اما پس ازاستقرار نظام 5S  متوجه می شویم که  با دور کردن چیزهای غیرضروری هم از مکان بدست آمده بهره مند می شویم ، هم از فروش ضایعات درآمدبهتری کسب می نمائیم و هم هزینه های نگهداری ، کاهش می یابد ،  محصولات ما درخط تولید مرتب تر چیده شده و صدمه نمی بینند. با استفاده از وسایل چرخدار به جای پالت های چوبی ثابت و استفاده از وسایل آویز چرخدار هم آسیب های کمتری به مواد نیم ساخته وارد می شود و هم مسیرهای رفت وآمد خلوت وبدون مانع شده ، زیرا همه چیز با رعایت خط کشی های معابر سرجای خودش قرارمی گیرد . در مصرف لیفت تراک صرفه جویی شده و اطراف میزهای کار خلوت و پاکیزه و سرعت انجام کارها بیشتر می گردد .

تنها از جمع آوری اصولی و فروش ضایعات علاوه بر ایجاد محیط شاداب و بهداشتی ، درآمد منطقی و مطلوبی نیزبه دست می آوریم ، ضمن اینکه 5S از دیگر عوامل موثر در جلوگیری از کاهش طول عمر لوازم و ماشین آلات است . احساس غرور و شخصیت و احترام کارکنان از کارکردن در یک محیط کار دلپذیر ومطلوب یکی دیگر از آثار اجرا 5S است .

اولین کمکی که اجرای نظام 5S  به ما می کند  دورکردن اینگونه مواد است که به سرعت محیط قابل تحمل ، خلوت و آراسته ای را به ما هدیه می نماید . مابعد از اجرای این نظام در می یابیم ،

پس از خانه تکانی اولیه ، خانه تکانی همیشگی در سازمان ما بوجود می آید . آلودگیها از محیط دور شده ، بی نظمی ها وآشفتگیهای محیط کار از بین رفته و محیطی پرنشاط و با روحیه بوجود می آید که انجام کار در آن آسانتر و دلپذیرتر شده است . در تمام قسمتها دسترسی آسان و کم زحمت و بدون اشتباه به مدارک ، مستندات و قطعات و لوازم صورت گرفته و مهمتر از همه فرهنگ پیشگیری به جای درمان و آینده نگری به جای حل بحران رایج خواهد شد و افراد وظایف خود را درست تر انجام خواهند داد .

قبل از اجرای نظام 5S ناچاریم  به هنگام بازدیدهای مهم کارخانه را در هر نوبت با زحمت زیادی مرتب کنیم اما باز به زودی به حال اولش بر می گردید ،  اما بااجرای 5S و خانه تکانی اساسی وفرهنگ سازی تقریبا همه واحدهای ما بدون اطلاع قبلی آماده بازدید خواهد بود . علاوه بر موارد فوق ما به نتایجی دست مییابیم که خلاصه آن به شرح زیر می باشد :

· روشن شدن و شادشدن محیط کار به خاطر رنگ آمیزی و تغییر رنگهای تیره و دل مرده به رنگهای شاد

· خط کشی مرتب محیط کار و تفکیک و خیابان بندی و مرزبندی خیابانها، ایستگاههای کاری ، محل استقرار پالت ها و محدوده های سرپرستی 

· روانی رفت وآمد لیفت تراکهای ماشینی و دستی در محیط کار و کاهش خطر برخوردآنها با موانع 

· دسترسی آسان و کوتاه و سریع به همه چیز

· پاکیزگی محیط کار توسط کارکنان به ویژه اشاعه فرهنگ کثیف نکردن به جای تمیز کردن 

· رعایت نظم توسط همکاران 

· کاهش خطا و ضایعات تولید

· کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی و درهم ریختگی 

· کاهش حوادث انسانی ناشی از زمین خوردگی و سقوط در چاله ها، کانالهاو گودالهای بی درپوش

ما از روشهای فرهنگی کمک زیادی می گیریم . ما سعی می کنیم که فوائد و اهمیت این کار را برای کارکنان و اینکه این کار به نفع آنهاست با آموزش بیان کنیم و آنگاه ضمن جلب مشارکت همگانی ، تشویق را سرلوحه کار خود قرار دهیم . ما سعی می کنیم آنقدرتشویق کنیم تا تشویق نشدن نوعی تنبیه تلقی شود. آموزشهای ما نیز مستند و سمعی وبصری بوده و در نتیجه اصلاح ما فرهنگی و آموزشی است نه اصلاح از طریق ترس وخشونت .

ما با شناسایی کارکنان پیشتاز در زمینه اجرای آراستگی و تشویق آنها دیگران را هم به این فرهنگ سوق می دهیم . کارها و روشهای فرهنگی واقعا معجزه می کند. یکی از ارکان مهم اجرای کار آموزش است و ما با آموزش شروع می کنیم .

تنها با آموزش و اقدامات فرهنگی وآشناساختن همه افراد یک سازمان با واقعیتها و ایجاد ارتباط صمیمی بین کارکنان می توان بر عادات ناپسند و رفتارهای نامناسب آنان غلبه نمود . اکثر قریب به اتفاق کارکنان هر سازمان تمایل به آراستگی دارند، باید با آموزش این میل ذاتی را در افراد بیدار و تقویت کرد و موانع را ازپیش پای آنها برداشت تا نظام آراستگی خودبخود پیش برود.

آموزش صحیح وبازگوگردن مزایای اجرای نظام برای خود کارکنان و بازدید از شرکتهایی که این طرح را باموفقیت اجرا نموده اند  به ما خیلی کمک می کند . 5S نیز مثل همه زیرنظامهای مدیریت کیفیت بااعتقاد قلبی و عملی مدیریت باید آغاز شود.

 5S و هزینه اجرای آن 

بهتر است به هزینه آراستگی به عنوان یک سرمایه گذاری نگاه کنیم . زمان و هزینه در جایی که بخواهیم یک کار بنیادی وریشه ای انجام دهیم و یک دیدگاه و فرهنگ نو را در یک سازمان ایجاد و ترویج و توسعه دهیم  معنی ندارد،  این یک سرمایه گذاری بلندمدت است که باید اثرات آن را در آینده ارزیابی کنیم .

اول باید خانه تکانی بدون هزینه را به انجام برسانیم و به تدریج که پیش رفتیم برخی هزینه ها نیز نیاز خواهد بود ، قطعا اجرای نظام آراستگی مستلزم صرف زمان وهزینه های مادی است و در ابتدای راه چه بسا هم مدیریت و هم کارکنان اعتقادی به صرف این هزینه ها نداشته باشند و آنرا قدری هم لوکس بدانند اما به زودی متوجه خواهندشد که ارزش نتیجه به دست آمده بسیار والاتر از هزینه ها برای رسیدن به اهداف بلندمدت سازمان است .

بسیاری از افراد در سازمانها، آراستگی را با نوکردن اشتباه می گیرند و به همین دلیل ممکن است آراستگی برای آنان هزینه دار جلوه کند. ما می توانیم با کت و شلواری که 10 سال است آن را می پوشیم اما همواره پاکیزه و اتو دارد و بی وصله است آراسته باشیم ، اما با کت و شلواری که یک ماه پیش آن را خریده ایم  و شلوارش اتو ندارد و زانوی آن کاسه انداخته است و روی لباس پر از لکه و چین و چروک است ، ناآراسته جلوه کنیم . ما تابتوانیم می خواهیم با همین امکانات موجود در کارخانه آراسته شویم .

آنچه می تواند استقرار نظام 5S را تضمین کند عبارتند از :

· اعمال حساسیت مدیران نسبت به اصول نظم و انضباط و پاکیزگی .

· داشتن اعتماد بنفس فرهنگی و تصور اینکه ایرانی در این زمینه آموزش و فرهنگ پذیر است .

· اعتقاد مدیریت

· تهیه امکانات اولیه موردنیاز

· بوروکراسی ستادی و پشتیبانی و واحدهای عملیاتی و تولیدی

· عدم شتاب زدگی سازمانی بویژه حتی در امور فرهنگی که طبیعتی میان مدت و یا بلندمدت دارند.

· شروع توام با مطالعه و بدون شتاب  

· عدم غفلت و کوتاهی از اجرای اصل چهارم و پنجم پس از اجرای سه اصل اولی آراستگی با انجام ممیزی های رسمی هفتگی ، ماهانه و فصلی و حتی ممیزی چشمی وغیره توسط خود مدیران با حضور در صحنه محیط کار.

· پیش بینی جایگاه سازمانی مستقل برای این امر مهم فرهنگی صنعتی در ساختارسازمانی .

· غلبه بر عادات و رفتار سنتی خانوادگی و اجتماعی کارکنان با اعمال مقررات داخلی سازمان وتمایل به میزنشینی در سرپرستان ، کارشناسان و مدیران و میدانی نبودن و کارگاهی نبودن آنان .

· غلبه این دیدگاه و تفکر مدیریتی که تا وقتی جامعه اصلاح نشود ما نمی توانیم فرهنگ کارکنان خود را در محیط کار تغییر دهیم .

· تدارک لباس ، کفش کار،لوازم ایمنی و مواد بهداشتی و عدم آغاز صرفه جوییها از این گونه امور واجب

· حمایت از مسئولان قسمتهای بهداشت و ایمنی در سازمانها

نویسنده : علی اکبر برزگر