مدیریت گروه ها-Groups Management

تجزیه و تحلیل نقش های گروهی

موازنه مهارت ها در داخل گروه

تشکیل گروه

تعیین هدف ها

حمایت از گروه

ایجاد اعتماد

بهسازی عملکرد

ایجاد گروههای خود گردان

تصدی رهبری گروههای در حال کار

مقدمه

کار کردن با گروهها به عنوان رهبر یک گروه  یا مدیر چند  گروه  مجزا ، بخش مهمی از وظایف یک مدیراست.  تمایل به انجام  کارهای  گروهی  به  دلیل  پیدایش روش های  کاری  چند مهارتی وجایگزین  شدن ساختارهای  غیر سلسله مراتبی  به جای  ساختار  های  سنتی سازمانی ، روز به  روز افزایش می یابد . در این  پروژه  یک  سری  راهنمایی  های  ضروری  و  عملی برای  هدایت  بهتر گروه های  ارایه شده  است  که  بکمک  آنها می توانید اموری ازقبیل مشخص کردن مهارت های لازم  برای  انجام   یک  پروژه ، ایجاد  اعتماد   متقابل  میان اعضای گروه ، و  بهسازی  عملکرد آنها را با اثر  بخشی  بیشتری  انجام دهید.   

ویژگی های یک گروه کاری خوب،تطبیق گروه با نوع کار،تجزیه و تحلیل نقش های گروهی،موازنه مهارت ها در داخل گروه،تشکیل گروه،تعیین هدف ها،حمایت از گروه،ایجاد اعتماد،بهسازی عملکرد،ایجاد گروههای خود گردان و تصدی رهبری گروههای در حال کار

فهرست مطالب

شناخت نحوه کار گروهها

ویژگی های یک گروه کاری خوب

تطبیق گروه با نوع کار

شناخت نحوه کار گروهها
کار گروهی  پایه و اساس مدیریت موفق است . اداره صحیح گروهها یکی از چالش های مهم و یک عامل انگیزشی قوی برای مدیران تازه کارو مدیران با تجربه است.

ویژگی های یک گروه کاری خوب
یک گروه کاری خوب ،نیرویی است زنده ، در حال تغییر و پویا که در آن تعدادی از افراد به منظور همکاری با یکدیگر دور هم جمع شده اند.

همکاری با یکدیگر

1 - رهبری قدرتمند

2- تعیین اهداف دقیق و روشن

3- اتخاذ تصمیمات آگاهانه     

4- توانایی اقدام سریع  بر اساس تصمیمات اتخاذ شده

5- برقراری ارتباط باز با   دیگران

6 - تسلط بر مهارتهای لازم  برای انجام پروژه ها

7- تعیین هدف های مشخص و تلاش برای رسیدن به آنها

8- و مهمترین آنها: برقراری توازن در بین مهارت ها و تخصص های لازم برای رسیدن به اهداف گروهی
تجزیه و تحلیل وظایف گروه تعداد اعضای گروه در موفقیت آن نقش تعیین کننده ای ندارد بلکه ترکیب و آرایش گروه تأثیر گذار است. بر اساس نوع  پروژه ها  ترکیب و آرایش  گروه ها    صورت می گیرد .
برای انجام یک وظیفه خاص سه روش اصلی وجود دارد :

1-      انجام وظایف تکراری و کارهای عادی مستلزم آن است  که هر یک ازاعضا نقش  ثابتی داشته  باشد و به تنهایی از عهده آن بر آید.


2- انجام پروژه های نیازمند خلاقیت مستلزم آن است که اعضای  گروه علاوه بر داشتن نقش های  ثابت  و رویه های کاری معین و مشخص به صورت هماهنگ با یکدیگر کار کنند.


3- انجام کارهایی  که نیازمند  خلاقیت مستمر و کمک های شخصی افراد هستند مستلزم آن است که اعضای گروه مانند شرکا  با  یکد یگر همکاری  بسیار  نزدیک داشته باشند. این سبک کار کردن  در بین مدیران ارشد متداول است.

توانایی بالقوه گروهها توانایی بالقوه یک گروه کاری خوب محدودیت ندارد.توانایی جمعی افراد برای نوآوری  بسیار قوی تر از توانایی فردی هریک از آنهاست ، چرا که توان فکری آنها بایکدیگرترکیب می شود.

کار کردن بصورت جمعی
تعیین اهداف دور دست، اعضای گروه را به کار جمعی تشویق می کند و باعث می شود که ضرورت و فوریت کار را بهتر درک کنند.

شناخت اهداف گروهی      تعیین اهداف ، مهمترین  کاری است  که  باید  پس از تشکیل  گروه انجام  شود . ممکن است پس از تشکیل  گروه  و در  طول  فعالیت آن ،  به  تدریج  اهداف گروهی تغییر کند.بسته به شرایط موجود، گروههای کاری  ممکن است  یکی  از اهداف زیر را در الویت  قرار دهند:

1- افزایش  میزان بهره وری  در یک   شرکت  تولیدی بالا بردن کیفیت تولید.

2- مشارکت  دادن  کلیه  کارمندان  در  فرایند  تصمیم گیری  به  منظور  افزایش  رضایت شغلی آنها.

3- بازنگری  سیستم ها  و  رویه های  کاری به منظور جلوگیری از اتلاف وقت.

4- همکاری با مشتریان در جهت ایجاد  روابط  نزدیک تر به منظور درک بهتر نیازهای بازار

تطبیق گروه با نوع کار
گروه های رسمی و  غیر رسمی انواع مختلفی دارند و هر یک از آنها برای انجام وظایف خاصی مناسبند.

گروههای رسمی
گروههای رسمی در کلیه سازمانها رکن اصلی سازمان  را تشکیل  می دهند . این گروه ها معمولا ً  دایمی  هستند ، کارهای  تکراری انجام می دهند و حیطه اختیارات مشخصی دارند:

1- گروه های اجرایی میان- کارکردی:معمولا ً در سطح مدیریت  تشکیل می شوند تا امکان تلفیق تخصص های بالا وجود داشته باشد.

2- گروههای میان کارکردی: در کلیه رده های سازمانی دانش خود رت برای حل مشکلات و احیای پروژه ها تلفیق می کنند.

3- گروههای  پشتیبانی رسمی:  پشتیبانی های تخصصی اداری را  در زمینه  کاری خود انجام می دهند.

4- گروههای حرفه ای :  در  تمامی رده های سازمانی، افراد دارای تخصص های مشابه را در قالب گروههای  پایدار برای  نظارت بر پروژه های خاص در کنار یکدیگر قرار می دهند.

گروههای غیر رسمی
گروههای غیر رسمی ممکن است به صورت موقت  و برای رفع نیازهای خاص تشکیل شوند. از جمله این گروهها می توان موارد زیر را نام برد:گروههای مخصوص پروژه های  موقت که تا به انجام رسیدن یک کار مشخص در کنار هم می مانند.گروههای تغییر که در زمان بروز مشکلات  خاص به رفع مشکل می پردازند.گروههای پر حرارت ، که ضمن حفظ  خود انگیزشی  و خودمختاری به خلق پروژههای ابتکاری می پردازند. گروههای ضربت که برای انجام وظایف و یا  رسیدگی به موضوعات خاص در کوتاه  مدت  به  صورت  غیر  رسمی تشکیل می شوند.

مقایسه گروههای رسمی و غیر رسمی
هر قدر گروهی رسمی تر  باشد ، احتما لا ً  رهبری آن  منظم تر خواهد  بود . در گروههای غیر رسمی ایده ها و راه حل مشکلات ،اغلب به صورت اتفاقی به دست می آیند و در خصوص رعایت  رویه های کاری ، سخت گیری  چندانی نمی شود ولی باید توجه داشت که در هر دو گروه،رهبری گروه باید نتیجه گرا باشد.

انتخاب اعضای گروه یکی از رموز رهبری موفق گروهها، مطابقت  دادن مهارت های اعضای گروه  با نوع  وظایفی است  که بر عهده آنها گذاشته می شود.

تجزیه و تحلیل نقش های گروه
در یک گروه اثر بخش اعضا در عین حال که با توانایی ها  و مهارت های خود ایفای نقش می کنند،باید در جهت همبستگی  گروه  نیز تلاش کنند ، اما حصول اطمینان از وجود اتحاد دربین اعضای گروه جزو  وظایف  رهبر یا مدیر ارشد است.

ارزیابی صفات رهبری
یک رهبر خوب برای نفوذ در زیر دستان باید شخصیت با ثبات داشته باشد. برخی دیگر از ویژگی ها (مانند بصیرت)  درونی یا ذاتی هستند ، اما همیشه باید بوسیله صفات بیرونی یا ظاهری (مانند قابلیت دسترسی) تکمیل شوند.از دیگر نقاط قوت درونی:خود باوری، شجاعت،نتیجه گرایی،بصیرت و ...از دیگر علائم بیرونی:ارتباط،کار گروهی،دقت و ملاحظه کاری،تعهد و...

هدایت و رهبری گروه
عملکرد گروه های کاری به کیفیت تفکر جمعی آنها بستگی دارد .رهبر گروه باید تلاش کند تا جوی سازد دوستانه و عاری از تنگ نظری که در آن افراد بجای رقابت با هم در ارائه ایده های جدید از یکدیگر سبقت بگیرند.همچنین یک رهبر خوب بجای کنترل افراد،جریان امور راتسهیل،روحیه و انگیزه افراد  را تقویت و تصمیمات  گروه را به اجرا می گذارد.

شناخت کارکردهای رهبری
نقش و وظیفه اصلی یک رهبر دستیابی به اهداف گروهی است و این اهداف گروهی باید از طریق فرآیندهای زیر تحقق یابد:

1- تعیین نقش ها و انتخاب افراد مناسب برای اجرای آنها

2- شروع جلسات با بحث و بررسی اهداف اجرایی

3- حصول اطمینان از دستیابی به اهداف و رعایت ارزشها از سوی اعضا

4- تجزیه و تحلیل  شکست ها و اصلاح هرچه سریع تر آنها، اهمیت دادن به موفقیت ها و تجلیل از آنها.

5- عهده دارشدن مسئولیت نمایندگی گروه ومعرفی صادقانه آن به دیگران درداخل وخارج سازمان.

توجه به نقش ها
برای اینکه گروه کاری شما با حداکثر کارایی عمل کند،حتما ً حتما ً باید افرادی را یرای تصدی چند نقش مهم و کلیدی در نظر گرفت. این نقش ها عبارتند از : هماهنگ کننده، ایده پرداز، منتفد، رابط خارجی ، مجری تصمیمات ، رهبر و بازرس

تقسیم نقش ها
وادار کردن افراد  به پذیرش نقش هایی که مناسب آنها  نیست مانند آن است که لباس کوچکی را به  زور تن آنها کنیم . ضرورتی ندارد  که حتما ً هر کس فقط یک  نقش را  برعهده داشته باشد.

موازنه مهارت ها در داخل گروه
به دست آوردن ترکیب درستی از تجربه های مورد نیاز در داخل یک  گروه  ممکن است دشوارتر از یافتن مهارت های اصلی باشد، اما انجام  این  کار برای اثر  بخشی  گروه ضرورت دارد.

ایجاد توازن میان مهارت ها
هنگام تشکیل گروه باید به دنبال افرادی گشت که یکی از مهارت های  لازم   برای  انجام  موفقیت  آمیز  کار گروهی را دارند، این مهارت ها عبارتند از :

1- تخصص فنی در رشته ای خاص.

2- مهارت  حل مشکل و توانایی اتخاذ  تصمیمات روشن و آگاهانه.

3- مهارت در انجام کارهای گروهی و توانایی برقراری روابط میان فردی خوب با دیگران.

حفظ توازن میان مهارت ها
دیگر اینکه تک تک اعضا و کل گرو ه باید از توانایی رشد و پیشرفت برخوردار گاهی اوقات همزمان با  پیشرفت  پروژه  لازم است ، که برخی  مهارت های موجود در گروه را جایگزین کرد. رهبر گروه  باید توانایی تشخیص  تغییرات ایجاد  شده  در پروژه یا نیازهای گروه راداشته باشد،نکته باشند.

تشکیل گروه
اولین وظیفه رهبر گروه،انتخاب اعضا و تشکیل گروه است. گروه کاری باید یک هدف را دنبال کند.

تعیین هدف ها
کلیه اعضای  گروه  باید تعریف  دقیق  و مشترکی از اهداف پیش روی خود داشته باشند. برخی اوقات ممکن است  که هدف ها نحوه انتخاب اعضا را تعیین کند.کسب اتفاق نظردر مراحل اولیه شکل گیری گروه،تشکیل جلسات راه خوبی برای تقویت روحیه گروه وایجاد عادت کار گروهی و آشنایی افراد با هم است.

تجزیه و تحلیل اهداف
هدف ها بر حسب نوع وظایف  محوله به گروهها به گروهها تعیین می شوند.  همچنین باید هنگام تعیین اهداف گروهی، هدف های فردی اعضای گروه را نیز مد نظر داشت.

مهار انگیزش
اهداف بلند پروازانه و چالش برانگیز بیش از اهداف  کوچک و  خاص در  افراد  ایجاد انگیزه می کنند. هدف ها  باید عالی و در عین حال واقع بینانه باشند.همواره باید به اهداف فرعی،بودجه،موانع ،  الویت ها ، مهلت  و  چشم  انداز هدف مشخص شده توجه کرد.
حمایت از گروه
انجام موفقیت آمیز کار گروهی مستلزم  داشتن  آزادی  عمل است.  برقراری روابط خوب  و  استفاده  از  سیستم  ها ی حمایتی  داخل  سازمانی  می  تواند  نیاز ها ی   گروه  را برآورده کند، باید این  روابط  و سیستم ها را تقویت کرد.حمایت اولیه
اکثر گروهها توسط زیر ساختار های فنی و اداری موجود در سازمان مورد حمایت قرار می گیرند.
برقراری ارتباط با مدیریت
همه گروهها به پشتیبانی مدیران ارشد شاغل در سازمان مادر احتیاج دارند.گروهها معمولا ً به برقراری سه نوع رابطه  اساسی نیازمندند :ارتباط  با  حامی  اصلی گروه ، رئیس اداره یا بخش  عملیاتی  که  گروه در برابر آن  پاسخ گوست ، و کسی  که به بودجه گروه  نظارت دارد. نقش این افراد نظارت به  نحوه  فعالیت  گروه و حمایت  از آن می باشد . باید همواره سعی  کرد  خطوط ارتباطی  محکمی  با  این مدیران برقرار کرد.ایجاد اعتماد
اعتماد مهمترین ویژگی بارز کارهای گروهی موفق  است. گروه ها  بر اساس اعتماد متقابل پیشرفت می کنند.می توان با تفویض اختیار و مسؤلیت به افراد،برقراری ارتباطات باز، و دادن فرصت  ابراز  نظر به افراد اعتماد متقابل داد.تفویض به چه معنی است؟
زمانی که از تفویض صحبت  می کنیم  منظور دو چیز است. تفویض مسؤلیت  و تفویض اختیار.برای ایجاد اعتماد متقابل در کار گروهی باید هر دو نوع تفویض صورت بگیرد. برای تفویض  اختیار باید  قدرت خود را با کل گروه ( ا زطریق مشورت) و تک تک اعضای آن (از طریق دادن اختیارات کامل در زمینه تخصص آنها ) تقسیم کنید.شناخت شخصیت افراد برای تفویض اختیار بسیار مهم است باید سعی کرد این کار را به افراد دارای انگیزه و توانایی داد.
برخورد باز
اگررهبربااعضای گروه برخوردی بازنداشته باشد نمی تواند ازتوانایهای بالقوه آنها حداکثراستفاده رابکند.آشنایی بیشتراعضای گروه با یکدیگرباعث کاهش تنش می شود.
تشویق افراد به ارائه ایده های تازه
احتمال ارائه ایده های  بکر و تازه ازسوی  افراد درکار های گروهی بسیار بیشتراست.همواره  باید یه نظرتک تک اعضا گوش داد ، ایده ها را تشویق و در صورت رد شدن  بسیار با سیاست  عمل کرد.
بهسازی عملکرد
باید طوری به افراد مسئولیت واختیارات داد که بیشترین سود را برای کل گروه داشته باشند.

تعیین مسئولیت ها
اولین وظیفه هرکس به عنوان عضوی ازگروه،رسیدگی به کارهای  خودش است ، اما  برای  ایجاد  همکاری  بین اعظای  یک  گروه  باید  مسئولیت ها را ازحالت  فردی خارج وکل گروه رامسئول دستیابی به اهداف تعیین شده قراداد.باید درتک تک افراد احساس مسئولیت ایجاد کرد تا به حداکثر توان خود  وظایفش را انجام  دهد. برای  این کارلازم است درمحول کردن وظایف  دقت کرد وضمن نظارت مستمربرعملکرد فرد فرد آنها،عملکرد کل گروه را نیزمد نظرقرار داد.
سهیم بودن درمسئولیتها
تعیین اهداف مشترک وهماهنگ ساختن افراد درزمان تشکیل گروه ،آغاز فرایندی است که باید تاپایان عمرگروه ادامه یابد.
انعطاف پذیری
گروه ها  انتظارات فراوانی از اعضای خود دارند. هریک  ازاعضا در عین  حالیکه ازنقش ومسئولیت مشخص برخوردار است، باید انعطاف پذیزی خود را حفظ کند وآمادگی پذیرش تغییرات وسازگارکردن خود را به آنها داشته باشد.
تضمین حداکثرعملکرد
نقش رهبر گروه این است که تسهیلات لازم برای کارایی  بهتر گروه را  فراهم کند . برای  این کار باید مسئولیت نقش های زیر را تقبل کند:

1- حصول اطمینان  از آگاهی کلیه اعضای گروه نسبت به وظایف و مسئولیت هایشان  و چالش برانگیز بودن کار برای آنها

2- تشویق اعضای گروه برای استفاده از حداکثر توانای خود

3- نظارت  بر رویه های  کاری گروه به منظور حصول  اطمینان ازهم سو بودن  فعالیت های کلیه اعضادرجهت رسیدن به یک هدف مشترک

4- ارزیابی وتعیین اهداف گروهی درسطحی قابل حصول به منظورایجاد انگیزه پایداردراعضا

5- جلوگیری ازدوباره کاری ها
ایجادگروه های خودگردان گروه های خود گردان درمقایسه باسایرگروه ها ازآزادی عمل بیشتری برخوردارند. همزمان با اصلاح رویه های  کاری  در سازمان ها ، تعداد این گروه ها روز  به روز افزایش می یابد.
تعریف گروه های خودگردان
گروه های خود گردان مسئولیت  انجام  یک  پروژه خاص را ازآغازتاپایان به صورت تمام  و کمال تقبل می کنند . برخی از ویژگی های  این  گروه ها عبارتند از: تقسیم  نقش رهبری ، آزادی عمل بالا، بحث وتبادل نظروتصمیم گیری دوموکراتیک، نظارت برفعالیت ها ی گروه …

بهره برداری از مزایا

اگر گروه های خود گردان به صورت اثر بخش اداره  شوند ، بسیار مولد  خواهند بود . این گروه ها باعث صرفه  جویی در  هزینه های مدیریتی ، ارتقای  سطح  کیفیت  محصولات و خدمات ، حذف مراحل  غیر ضروری  از فرایند انجام امور، کاهش  ضایعات، ... می شوند گروههای خود گردان علاوه بر مزایای اقتصادی،  فرصت مناسبی  را برای آموزش اعضای خود به وجود می آورند.

حمایت از گرو های خود گردان
گرو های خود گردان باید توسط یکی از مدیران مورد حمایت  و پشتیبانی کامل قرار گیرند.این مدیر باید نیاز گروه های خود گردان به داشتن آزادی عمل را به  خوبی درک کند.یکی از جنبه های دشوار کار با گروههای خود گردان، جنبه روانشناختی قضیه است.مدیران باید در عین نظارت مستمر بر پیشرفت امور،بخش عمده ای از حق مدیریت خود را به گروه واگذار کنند.

تصدی رهبری گروه های در حال کار تصدی رهبری گرو های  در حال کار  برای شما یک  تجربه آزمایشی است و طی آن به عنوان یک تازه وارد با سایر اعضای گروه در فرایند یادگیری سهیم می شوید.

رهبر گروه شدن
زمانی که رهبر جدیدی به گروه ملحق می شود ، هم در رهبر هم در اعضای گروه ترکیبی از تردید و محافظه کاری ، و  یک  حالت امیدواری  و علاقه مندی به وجود می آید. رهبر جدید باید به اعضای گروه نشان دهد به آنها اعتماد دارد،روحیه انسجام و  همبستگی  را در  آنها  تقویت  کند  و همواره ظاهری حاکی از اعتماد به نفس داشته باشد.

صحبت با گروه جدید
قبل از ملاقات با اعضای گروه جدیدی که قرار است رهبری آن را بر عهده بگیرید ، به دقت در مورد سابقه  فعالیت های گروه ، اهداف ، میزان پیشرفت ، و اعضای آن تحقیق کنید. در این مرحله می توان از اطلاعات  دیگران  نیز استفاده کرد اما برداشت نهایی صرفا ً براساس قضاوت  خودتان  باشد . اما  بهترین  فرصت بررسی  گروه  صرفا ً بعد از تصدی  رهبری است. پس از بر عهده گرفتن مسئولیت رهبری گروه، زمانی را به صحبت خصوصی با با تک تک  اعضا اختصاص دهید. با توجه به صحبت های  آنها  می توانید  به   شخصیت ،  میزان انگیزش و توانایی هایشان  پی ببرید . همچنین نباید اجازه  داد که  اعضای  گروه  در  مورد یکدیگر نظر بدهند.

معرفی یک عضو جدید
عضویت در یک گروه جدید  قوانین  ساده دارد . ابتدا باید اهداف فردی خود را  دقیقا ً شناسایی کنید، پس در جهت سازگار کردن آنها با هداف گروه تلاش کنید.زمانی که اعضای جدیدی به گروه ملحق می شوند  نباید  انتظار داشت که همان رویه  کاری سابق  را ادامه دهند، بلکه باید آنها  را به ارائه  ایده ها و  روش های جدید  تشویق کرد. همچنین نباید انتظار داشت که عضو تازه  وارد در  اثر مرور  زمان با  سایر اعضا آشنا شود.هر عضو تازه وارد  باید  یک مراقب داشته باشد  که در هفته های اول او را راهنمایی کند.

افزایش کارایی گروه برای موفقیت گروه تحت نظارت خود باید مفهوم پویایی شناسی گروه را درک کرد.

تجزیه و تحلیل پویایی شناسی گروه
رهبران خوب از دارایی های انسانی خود نهایت استفاده را می کنند. برای این کار باید  درک  درستی  از شخصیت  اعضا ، تغییرات رفتاری،و واکنش های فردی آنها در مراحل مختلف توسعه گروه داشته باشید.

تشویق افراد به کار گروهی
انسانها در قالب گروه بهتر عمل می کنندوپس اعضای گروه را تشویق کنید که بیشتر وقت کاری خود را با هم بگذرانند.. 

شناخت نحوه شکل گیری گروه ها
گروهها در طول عمر خود به میزان قابل توجهی رشد  و تغییر  پیدا  می کنند . فرایند  توسعه چهار مرحله دارد:شکل گیری،درگیری،تعیین ضوابط و اقدام مرحله اول را همه گروهها پشت  سر می گذارند اما این مرحله حالت آزمایش را دارد. 

استفاده از تاکتیک های مدیریتی
مدیریت سبک های  متفاوتی  دارد ، اما موفقیت در امر مدیریت و افزایش  کارایی  گروه منوط به این است که بتوانید همزمان با رشد و توسعه گروه،سبک خود را با نیازهای در حال تغییر و پویایی  درون  گروه منطبق کنید.

شکل گیری گروه
ممکن است در طول عمر  گروه  و در مرحله " در گیری " میان  افراد تعارض ایجاد شود.این تعارض ها ممکن است احساسی، واقعی، سازنده ویران کننده ، بحث انگیز، آشکار یا پنهان باشند. باید سعی  شود مشاجرات  میان  اعضای  گروه از حالت  احساسی خارج و به سمت یک حالت منطقی و دور از تعصب سوق داده شود.

حل و فصل تعارض ها
ممکن است در طول عمر گروه و در مرحله ” درگیری ” میان افراد زیر تعارض ایجاد شود:

1- رهبر و اعضای مختلف گروه

2- رهبر و کل گروه

3- یک عضو گروه با عضو دیگر
این  تعارض ها ممکن  است  احساسی، واقعی، سازنده، ویران کننده، بحث  برانگیز، آشکار یا پنهان باشد. سعی کنید مشاجرات میان اعضا را از حالت احساسی خارج و به سمت یک حالت منطقی و دور از تعصب سوق دهید.

انطباق نقش
هم زمان با توسعه گروه تغییراتی در نقش مدیریت به وجود می آید. در بدو تشکیل گروه، رهبر بیشتر نقش  یک  سازمان دهنده را ایفا  می کند و وظیفه  اصلی او تعیین  موقعیت  افراد در گروه  و هماهنگ  کردن  آنهاست  اما پس  از  تثبیت گروه،رهبر حکم یک مشاور را  پیدا می کند و باید به رفع مشکلات  بپردازد. در محله " تعیین ضوابط " که گروه شروع به ایفای نقش می کند، رهبر عامل ایجاد یک  انگیزه محسوب می شود. در مرحله " اقدام" مدیر باید به عنوان یک  تسهیل کننده ایفای نقش کند تا انجام امور به صورت مرتب و منظم ادامه یابد نکته مهم دیگر این است که همیشه باید سبک رهبری را متناسب  با نیازهای  گروه  تغییر داد. . 

توسعه نقش اعضا
با گذشت زمان اعضای گروه به تدریج کار گروهی،شرایط عضویت در گروه،شیوه حل مشکلات و نحوه همکاری اثر بخش با یکدیگر را یاد می گیرند.

برقراری ارتباط اثر بخش
ایجاد مجاری ارتباطی قوی و استفاده از روش های صحیح برقراری ارتباط نقش مهمی در فعالیت اثر بخش گروه دارد.

قابلیت دسترسی
نحوه برقراری ارتباط میان اعضای گروه به اندازه گروه و محل استقرار اعضای آن بستگی دارد. بهترین روش برقراری ارتباط، گفت و گوی مستقیم و غیر رسمی است.

روش های برقراری ارتباط

1- ایجاد ارتباطات  کلامی  در قالب گفت و گوهای  روزمره  و غیر رسمی  میان همکاران.

2- روش های متداول و قدیمی برقراری ارتباط  از قبیل  یاداشت های اداری ، نامه نگاری،  تابلوهای اعلانات ،تماس های تلفن و ...

3-استفاده از وسایل الکترونیکی مانند پست الکترونیکی، اینترنت و ...

4-استفاده از کنفرانس های ویدیویی و تلفن های تصویری و...نکته قابل  توجه این است که تمام روش های  فوق مکمل ارتباطات رو در رو هستند نه جایگزین آنها.

انتخاب روش های برقراری ارتباط
این انتخاب  با  توجه  به  شرایط  و امکانات مشخص می شود ، اما نکته مهم ارزش تک تک روش هاست.

اداره کردن جلسات گروه
مهم ترین عامل در برگزاری جلسه های اثر بخش و پر بار این است که همه اعضای شرکت کننده به صورت فعال در جریان جلسه مشارکت داشته باشند.هدف از تشکیل جلسه باید همیشه روشن و مشخص باشد ونباید صرفا ً به تبادل یک سری اطلاعات محدود شود،تهیه دستور جلسه و در اختیار گذاردن آن قبل از تشکیل جلسه از دیگر موارد مهم در این زمینه است که باعث تفکر افراد روی موضوعات مورد بحث می شود می شود..

تعیین هدف ها
هدف از تشکیل جلسه باید همیشه  روشن و مشخص باشد و نباید صرفا ً به تبادل یک سری اطلاعات محدود شود. نکاتی که باید در طول جلسه به آنها پرداخته شود را مشخص کنید و یک  دستور جلسه تهیه کنید. دستور جلسه باید قبل از تشکیل جلسه در اختیار اعضای گروه قرار گیرد تا بدانند چرا در جلسه شرکت  می کنند  و در عین حال فرصت کافی برای  فکر  کردن روی  موضوعات مورد بحث را  داشته باشند.

تعیین تعداد تناوب برگزاری جلسات
جلسات گروهی و جلسه های پیشرفت کار باید حداقل هر دو هفته یک بار تشکیل شوند تا  برنامه ها و مهلت لازم برای انجام  آنها به طور مستمر به  همه اعضا گوشزد شود و مجاری ارتباطی باز و شفاف در بین آنها از بین نرود.

تنظیم زمان جلسه
باید سعی شود زمان پرداختن به دستور جلسه را حداکثر 75 دقیقه در نظر گرفت چرا که اغلب افراد بعد از این مدت تمرکز خود را از دست می دهند. پس هر چه سریع تر باید به موضوعات مورد نظر بپردازید و بدون فوت وقت آنها را بررسی کنید.

انطباق نوع جلسه با اهداف

1- جلسه گروه : جلسه های منظمی هستند  که به منظور کسب  اطلاع از میزان پیشرفت کار با حضور کلیه اعضا تشکیل می شوند.

2- جلسه کارشناسی : بین زیر گروه هایی که از  دانش تخصصی  در یک زمینه خاص برخوردارند تشکیل می شوند.

3- جلسه پیشرفت کار: جلسات منظمی هستند که طی آنها زیر گروهها در جریان آخرین پیشرفت های کار قرار می گیرند.

4- جلسه دو نفره: جلسات خصوصی هستند.

5- جلسات بازنگری روش ها : جلساتی  که بین  تمام اعضای گروه  و به منظور بررسی روش های کاری تشکیل می شوند.

6- جلسه گزارش دهی : جلساتی هستند که برای انتقال یک سری اطلاعات خاص به اعضای گروه تشکیل می شوند.

ایجاد شبکه های اطلاع رسانی
فعالیت همه گروهها، صرف نظر از هدفی که دنبال می کنند،تا حد زیادی به مهارت آنها در برقراری ارتباط  با شبکه های  کاری  بستگی دارد. برای  حمایت  از گروه خود از روابط  رسمی  و غیر رسمی داخل  و خارج سازمان حداکثر استفاده را به عمل آورید.

نیاز به حمایت
برای حمایت از گروه تحت نظارت خود کمک به عملکرد مؤثر آن باید بین گروه و افراد داخل و خارج سازمان شبکه های ارتباطی برقرار کنید. معمولا ً در راس هرم سازمانی شبکه ارتباطی شامل این افراد است. یک تصمیم گیرنده، یک فرد ذی نفوذ که حرفهایش در مدیران ارشد تأثیر داشته باشد ، یک یا چند نفر به عنوان  بازیکن که  کار آنها  به عملکرد گروه بستگی دارد و یک تأیید  کنده  که موافقت  رسمی او  برای رسیدن  به مقاصد  مهم ضرورت دارد.

پیدا کردن حامی حامی گروه معمولا ًفردی در داخل یا خارج سازمان است که مقام و موقعیت خوبی دارد و در عین حال هیچ یک از نقش های چهار گانه مؤثر بر فعالیت گروه (تصمیم گیرنده، دی نفوذ، بازیکن، یا تأیید کننده ) را ندارند. هنگام بروز مشکلات به حامی گروه مراجعه می شود تا با نفوذ خود بتواند ایفای نقش کند و روی نقش های چهار گانه تأثیر بگذارد.

رفع مشکلات کاری
با مراجعه به حامی یا شبکه ارتباطی در میان مدیریت ارشد سازمان،فرایند تأیید و تصویب اقدامات و تصمیم گیری های گروه را هموار کنید.

کنترل افراد مشکل افرین
مراقب عوامل انسانی محل فعالیت گروه همیشه باید بود،زیرا هیچ بعید نیست که برخی از مشکلات داخلی گروه توسط افراد خارج از گروه ایجاد شده باشند. هر چند که چنین  وضعیت هایی معمولا ً به طریق غیر رسمی قابل حل  هستند اما هرگز خود را مستقیما ً در آنها درگیر نکنید. در این مواقع از یک فرد متنفذ، یک تصمیم گیرنده، یا حامی گروه باید خواست که شخصا ً به موضوع رسیدگی گند. اگر افراد مشکل آفرین همچنان به ایجاد دردسر ادامه دادند، برای حل مشکل به مدیران ارشد سازمان رجوع باید کرد..

اطلاع رسانی به افراد خارج از گروه
هیچ  فرد یا گروهی در "جزیره فعالیت  نمی کند . برقراری  مجاری ارتباطی دو طرفه میان گروه و افراد و بخش های  مختلف  سازمان  و  تلاش در جهت جلب  همکاری  و حمایت آنها ،  برای افزایش  کارایی گروه  اهمیت  حیاتی دارد.به خاطر داشته باشید  که عدم وجود ارتباط  باز و شفاف  مانع همکاری و مشارکت می شود.

لزوم برقراری ارتباط با خارج گروه                                                                      اصولا ً  گروه ها به سمت  کسب و حفظ   قدرت  درونی  گرایش   دارند ،  اما  این  قدرت  به  تدریج  به یک  نقطه  ضعف  تبدیل می شود ،  چرا  که  معمولا ً  پس از مدتی اعضا  دچار  یک طرز  " قبیله ای " می شوند و سعی  می کنند  با  انحصاری  کردن اطلاعات ، به  حفظ  ماهیت  خود  بپردازند . زمانی  که گروهی  بتواند  کار خود را بدون  کمک  دیگران و به صورت  مجزا انجام  دهد  این   موضوع  اهمیت چندانی  ندارد اما  واقعیت  این  است که  موفقیت  اکثر  گروه ها  مستلزم  همکاری آنها  با سایر بخش ها  و نقش های  موجود  در سازمان است.

حفظ روابط با دیگران
باید سعی کرد با  تمام افراد در گروه ارتباط  داشت  و اطلاعات  مورد نیاز آنها  را  در اختیارشان گذاشت . شما در مراحل مختلف فعالیت به افراد و مهارت های گوناگون نیاز دارید.با استفاده از یادداشت های اداری، نمابر، نامه یا پست الکترونیکی  شرایطی فراهم آورید که اعضا بتوانند با هم و با سیستم های حمایتی به راحتی ارتباط برقرار کنند.

اجتناب از دوباره کاری ها
دوباره کاری و وجود نقش های مشابه یکی از مشکلات عمده سازمانهای بزرگ است که باعث اتلاف منابع می شود. که بایستی گزارشی  دقیق از فعالیت های گروه تهیه  کرد  و به شکل صحیحی این اطلاعات  در اختیار افراد  قرار گیرد  تا این موارد مشابه و هم پوشی مشخص شود.البته گاهی اوقات تلفیق  تلاش  موفقیت  بیشتری  برای  دو پروژه مجزا همراه خواهد آورد.

آبشاره پلکانی اطلاعات
یکی از متداولترین روش های انتقال اطلاعات می باشد که طی آن مدیر اجرایی ارشد اطلاعات  به  کمیته  اجرایی و  کمیته اجرایی  به رؤسای  بخش های  مختلف ، و آنها نیز به همین ترتیب  اطلاعات را به   رده های پایین تر  منتقل  می کنند.اما امکان تحریف اطلاعات یا برداشت های مختلف وجود دارد.برای جلو گیری از این مشکل  به جای  جلسات کوچک  جلسات بزرگ و در صورت لزوم  خلاصه  جلسه را به افراد مافوق برسانید.

تفکر خلاق
تفکر خلاق یکی از مسئولیت های گروهی است که کلیه اعضای گروه باید در آن مشارکت داشته باشند.با آموزش،تمرین زیاد و شیوه تفکر خلاق را توسعه دهید

تقویت خلاقیت
برخی از افکار سبب از بین رفتن خلاقیت می شوند هیچ گاه اجازه ندهید به شما بر چسب غیر خلاق بودن زده شود . به افراد اصرار کنید ایده های تازه در جلسات مطرح کنند و آنها را به این امر تشویق کنید، همیشه از ایده های تازه استقبال کنید و جریان را  بگونه ای هدایت کنید که به اتفاق نظر کلیه اعضا منتهی شود.

خلق ایده های تازه
استفاده از روش های  طوفان  مغزی در جلسات گروهی حل مشکل ، با هدف خلق ایده های  تازه صورت می گیرد.این جلسات برای پیدا کردن راه های جدید بازار یابی یک محصول،ابداع یک سیستم پرداخت  جدید و ...  تشکیل می شود  این  جلسات نیازمند رهبر است و باید به شکل منظم و سازمان دهی برگزار شود . ایده ها  باید  روی وایت  برد نوشته  شود  و  سپس ایده های  غیر عملی تهیه و بهترین آن انتخاب شود.

رسیدگی به مشکلات
گاهی افراد خود باعث مشکل می شوند که قبل از تضعیف روحیه جمعی گروه باید رفع شود. برای این  کار باید تعهد و وفاداری اعضا نسبت به هم تقویت شود.

تقویت روحیه گروه
شما می توانید روحیه گروه را با استفاده از روش های زیر تقویت کنید:

1- افراد باید بدانند که چرا آنها را برای انجام وظیفه ای خاص انتخاب کرده اید.

2- برای ایجاد اتحاد در بین اعضای گروه برای هریک از آنها وظایف مشخصی را درجهت رسیدن به یک هدف مشترک تعیین کنید.

3- همیشه اعضای گروه را به برقراری ارتباط شفاف با یکدیگر تشویق کنید و هر زمان که استحقاق تعریف و تمجید را داشتند،حتما ً این کار را انجام دهید.

4- با اعضای گروه مشورت کنید و نشان دهید که به توصیه های آنها عمل می کنید.

5- فرصتی را به شنیدن گزارش ها واطلاعات ارائه شده از سوی اعضای گروه اختصاص دهید و به دقت به صحبت های آنها گوش کنید.

شناسایی مشکلات
معمولا ً از اعضای گروه انتظار کار واحد و یک پارچه است. با سؤال کردن از افراد می توان فهمید مشکل مربوط به دو نفر است یا عمومی است. اگرمشکل همگانی بود راهی جز تجدید  نظر در استراتژی  فعلی  خود، شکل ساختار و سازمان دهی گروه ندارید.

صحبت با افراد
بگذارید افراد در مورد جریانات و مشکلات با شما گفتگو کنند و براساس شناخت قبلی به ارزیابی نگرش ها و پیش فرض ها بپردازید .از روی واکنش های افراد می توانید به میزان تعهد آنها به گروه پی ببرید . اگر متعهد باشند از هیچ  کمکی دریغ نمی کنند و اگر سعی کردند دیگران را مقصر جلوه دهند با این واکنش آنها مقابله کنید.

کنار آمدن با افراد مشکل آفرین
پس از صحبت  با  افراد مشکل  آفرین  اقداماتی را انجام دهید. ممکن است نقش ها دقیق مشخص نشده باشد یا کارها عادلانه توزیع نشده باشد و خیلی تحت فشار باشند و بایستی فشار تعدیل شود. روش های مختلف را آزمایش کنید اما مراقب باشید که به موقع باشد و اگر به نتیجه نرسیدید آنها را از گروه کاری حذف کنید.

رسیدگی به تعارض ها
درگیری ها به زودی به مشکلی برای کل گروه تبدیل می شود که باید فورا ً اقدام کنید اگر این مشکل بین دو نفر بود شخصا ً با آنها صحبت کنید  و اگر در گروه دو دستگی بود از طرفین بخواهید از طرفین بخواهید به طور موقت خصومت ها را کنار بگذارید. هدف از این کار تغییر رفتار آنهاست نه از بین رفتن تقصیرها.

ثبت سابقه مشکلات
از مشکلات به چشم فرصت هایی  برای  یاد گیری  فرض کنید و آنها را ثبت  و در اختیار افراد بگذارید تا از این تجربیات استفاده کنند.

ارتقای استانداردها در گروه
گروه هایی که در پی بهسازی عملکرد هستند باید یاد  بگیرند که  کار آفرینی رسیدگی به مشکلات و اجرای تصمیمات را شخصا ًو با اعتماد به نفس کامل انجام دهند.

شناخت پروژه
در یک گروه کاری خوب و کامل،تک تک اعضا در مورد کارها و وظایف خود احساس " مالکیت " می کنند و مسئولیت یافتن بهترین روش های انجام کار و ارتقای استانداردهای کاری  خود را شخصا ً بر عهده می گیرند  و پروژه  گروه  خود را  دنبال  می کنند  تا شناخت بهتری نسبت به نقش خود و سایر اعضای گروه و نحوه بهسازی بدست آورند.

بهسازی سیستم ها
کایزن (kaizen) نام تکنیک مدیریتی ژاپنی هاست.در کایزن اعتقاد بر این است که هر فرد یا گروهی می تواند کیفیت  کار خود را به طور مستمر و به میزان  قابل  توجهی  بهبود بخشد.مسئولیت انجام وظایف گروه ها را به طور کامل به خود آنها واگذار کنید تا بتوانند ازطریق مشخص  کردن  مشکلات ، تجزیه و تحلیل علل اصلی آنها ، بهبود وضعیت و مهم تر از همه از طریق جلوگیری از بروز مجدد مشکلات، در مورد فرآیند بهسازی  سیستم  کاری خود تصمیم بگیرند.

حفظ و ادامه رویکردهای جدید
گاهی اوقات با توسعه امور الگو های رفتاری و طرز تفکر تغییر می کند به دلیل عدم اهمیت تغییرات ، وضعیت موجود را رها نکنید  و به طور مستمر در پی  بهسازی عملکرد باشید تا کارایی و اثر بخشی را حفظ کنید.

آینده نگری در کار
تعیین چالش ها ی  جدید برای  گروه های تثبیت  شده و با سابقه  یکی از  جنبه های جالب کار گروهی است. برای ایجاد انگیزه در گروه  و سوق دادن آن  به سوی اهداف بزرگتروبهتر از روش های مناسب استفاده کنید.

ارزشیابی عملکرد
اگر نتوانید چیزی را ارزشیابی کنید امکان بهسازی آن وجود ندارد و این اصل در هر کاری صادق است.استانداردهای فردی و گروهی را تعریف و تعیین کنید تا اهداف عینی شوند و بر اساس آنها بتوانید در مورد عملکردها قضاوت کنید.

انتخاب ملاک های ارزشیابی      هنگام تجزیه و تحلیل عملکرد، ملاک های متعددی را مد نظر قرار دهید و استانداردهایی را ارزیابی کنید که بهبود آنها مزایای  اقتصادی  واقعی را در پی داشته باشد . عملکرد گروه باید  از لحاظ کیفی  و کمی  مورد توجه  قرار گیرد.( مثلا ً تعداد تماس ها و مدت زمان مکالمه و نحوه پاسخگویی )

ارزیابی نتایج
اگر ارزیابی عملکرد توسط خود اعضا انجام شود تأثیر بهتری بر کار گروهی خواهد داشت، به طور کلی می توان اطمینان  داشت که اعضای گروهی ارزیابی درستی از میزان موفقیت خود و درک پیامدهای آن داشته باشند.

نظارت بر پیشرفت کار
یک  گروه کاری  خوب  به  طور مستمر  جلساتی را  برای  بررسی  میزان پیشرفت گروه تشکیل می دهد.

جلسات بازنگری
برگزاری مستمر جلسات بازنگری باعث تقویت روحیه کار گروهی و ایجاد انگیزه بیشتر برای پیشرفت می شود. این جلسات توسط اعضای کلیدی و یا کلیه اعضا هدایت می شود و در صورت لزوم افراد با تجربه می توانند مسئولیت تهیه برنامه را به عهده بگیرند.

مشخص کردن موانع
هم زمان با شکل گیری تدریجی گروه فعالیت های مختلف آن به صورت فرآیندهای مجزا از یکدیگر قابل مشاهده هستند با به وجود آوردن نموداری از علت ها و معلول ها به عنوان مثال رسم فلوچارت نحوه سفارش کالا تا تحویل نهایی آن به مشتری می توان تنگنا ها را مشخص کرد و با توجه به آن وضعیت موجود را بهبود بخشید.

اقدام بر اساس اطلاعات دریافتی
علاوه بر اطلاعات حامل از بازنگری،تجزیه و تحلیل های خود گروه ممکن است از خارج گروه نیز اطلاعاتی از قبیل سیر نزولی  سهم بازار بدست  شما برسد .  گروه باید  برای حفظ پویایی خود از این اطلاعات درجهت ایجاد تغییرات و اصلاحات لازم استفاده کند، به عنوان مثال حذف برخی از فعالیت ها،کاهش هزینه ها و افزایش برخی قیمت ها،نتایج کلی فعالیت گروهی را می تواند بهبود بخشد.

آموزش گروه  از طریق آموزش می توان مهارت های افراد گروه و کیفیت روابط افراد با مدیریت و با یکدیگر را بهبود بخشید.

ارزیابی هزینه ها عدم دریافت آموزش های لازم تأثیر نامطلوبی بر عملکرد کارکنان خواهد داشت.هزینه های آموزش، منابع و تسهیلات لازم، اجاره محل،هزینه دوره ها، هزینه رفت وآمد و هزینه های ناشی از غیبت  کارکنان را محاسبه و آنها را با سود  مادی  ناشی از آموزش افراد و بهبود عملکرد آنها مقایسه کنید.

آموزش اعضای گروه                هدف از آموزش اعضای گروه تقویت نقاط قوت،برطرف ساختن نقاط ضعف و ایجاد مهارت های لازم  در آنان به منظور استفاده  بهتر از فرصت های آتی و مقابله با تهدید های احتمالی است.    

آموزش رهبران گروه شما به عنوان رهبر گروه باید نمونه کاملی از صفات و ویژگی های لازم برای اداره موفقیت  آمیز  یک  گروه کاری  باشید. بنابراین سعی کنید از قبل مهارت های لازم برای اولویت بندی کارها،نظارت بر فرآیندها و تفویض اختیار و مسئولیت و ایجاد انگیزه  در افراد را کسب  کنید، سعی کنید  شرایطی را به وجود آورید که اعضای گروه بتوانند صفات و ویژگی های رهبری را در خود ارتقا دهند.

آموزش در خارج سازمان
هر چند وقت یکبار اعضای گروه را برای آموزش به خارج سازمان ببرید و از افراد خارج سازمان برای ارائه نظرات و توصیه های سازنده دعوت به عمل آورید.

تعیین اهداف خاص
تعیین یک سری اهداف خاص برای کارهای گروهی لازم است. با کمک این قبیل اهداف می توانید اطمینان حاصل کنید که محصولات مطابق میل و رضایت مشتری هستند.علاوه براین وجود اهداف خاص باعث می شود که پاداش دادن به افراد بر اساس یک معیار مشخص انجام گیرد.

استفاده از اهداف خاص برای ایجاد انگیزه
موفقیت ، آموزش و یادگیری از عوامل انگیزشی  قوی  هستند و همچنین  شیوه  بیان انتظارات از گروه با  تشریح مجموعه  اهداف خاص  در قالب چالش هایی  که اعضا بتوانند با ترکیب تلاش ها و مهارت های خود به آنها دست یابند، آنها را در رسیدن به هدف های کلی گروه تشویق کنید . راه دیگر آن است که اجازه دهید افراد  شخصا ً در مورد  این  هدف ها تصمیم بگیرند . اگر اعضای گروه  بتوانند خارج از حد انتظار به چیزی فراتر از اهداف تعیین شده  دست یابند انگیزه بسیار  زیادی برای  ادامه کار در آنها ایجاد می شود.

هدف های چالش برانگیز
بزرگترین چالشی که می توانید در مقابل گروه خود قرار دهید این است که یک سری هدف های"  چالش برانگیز" برای آن تهیه کنید. منظور از هدف چالش بر انگیز هدفی  است که رسیدن به آن مستلزم استفاده از مهارت هایی  فراتر از  مهارت ها  و  توانایی های فعلی گروه است.

اصلاح هدف ها
اهداف شامل یک برنامه هستند اگر فکر می کنید برنامه درست نیست  و این احتمال وجود  دارد که به  هدف های خود  نرسید  علت ها را جستجو کنید ، جلسه ای  با حضور کلیه اعضای گروه تشکیل  دهید و به تجزیه  و تحلیل موضوع بپردازید تا بتوانید  معایب  کار را مشخص  کنید ، به  صورت  گروهی در مورد  نحوه  حل مشکلات تصمیم بگیرید و بلافاصله اقدام کنید. این کار انگیزه بیشتری را در گروه ایجاد  می کند  چون  اولا ً اعضای  گروه  با کمک  همدیگر  به حل  مشکلات می پردازند و  دوما ً آن  که ممکن است  برنامه جدید نسبت  به برنامه قبلی خیلی بهتر باشد.

پاداش بر مبنای عملکرد
هدف از برقراری یک سیستم پاداش موفق، ایجاد انگیزه  بیشتر در گروه در جهت بهسازی عملکرد کلی آن است  پاداش ها را به دقت محاسبه  و مناسب ترین نوع آن ها را انتخاب کنید.روش های متداول پاداش دهی به صورت پرداخت های  مالی یا طرح های  انگیزشی غیر مالی یا ترکیبی از هر دو هستند.

اعلام اعداد و ارقام
برای تشویق و پاداش اعضای گروه باید اعداد و ارقام مربوط به هریک از آنها را به اطلاع  کلیه اعضای گروه  برساند و مورد موافقت قرار بگیرد،اعداد و ارقام مذکور را از طریق یادداشت های اداری، نمابر، تابلوی اعلانات، وسایل الکترونیکی یا خبر نامه داخلی سازمان منتشر می شود، با این عمل ضمن اینکه تمام اعضای گروه آشنا می شوند با سیستم پرداخت های تشویقی،امکان رسیدن به اهداف تعیین شده را داشته و میتوانند عملکرد واقعی خود را در قالب عدد ورقم ببینند.

تعیین سطح پاداش ها
تعیین یک سیستم پاداش دهی مستلزم برخورداری از قوه قضاوت  و تجربه  کافی است . اگر سطح پاداش ها پایین  باشد  گروه  روحیه  و انگیزه  خود  را برای تلاش بیشتر از دست می دهد اگر هم خیلی سخاوت به خرج  دهند  ممکن  است اعضای  گروه  انگیزه کسب مهارت های بیشتر برای بدست آوردن پاداش بیشتر را از دست بدهند  و فقط در حد توانایی  فعلی خود کار کنند.هنگام محاسبه پاداش،عملکرد گدشته اعضای گروه را باید مد نظر قرار دهید  که باید  در چه حدی از آنها انتظار داشت  در ضمن  با افزایش  تدریجی مهارت های اعضای گروه میزان پاداش را افزایش دهید این کار باعث می شود که آنها عملکرد خود را به سطح عالی برسانند.

سازگاری با تغییرات
امروزه مدیریت تغییر یکی از مضامین اصلی و مهم کار مدیریت محسوب می شود . سرعت تغییرات  هم زمان  باجهانی  شدن بازارها و افزایش  نوآوری های   تکنولوژیکی  بیشتر و بیشتر می شود،که باید ان گروه های کاری با تغییرات سازگاری کنند.

پیش بینی تغییرات
به تدریج که از عمر گروه می گذرد وظایف آن از نظر اهداف ، برنامه بندی ، عوامل هزینه  و  مهلت های زمانی تغییرات اجتناب ناپذیری پیدا می کند. موفقیت گروه مستلزم آن است که آمادگی سازگاری سریع را با  شرایط  جدید  داشته  باشد .   فشار های  خارجی تغییراتی را در گروه ایجاد می کند و باعث می شود بعضی از افراد جدید وارد گروه شوند و برخی دیگر از گروه خارج شوند.

اطلاع رسانی به گروه
اگر تغییرات  با  شور و اشتیاق اعلام  شود گروهها نگرش مثبت تری نسبت به آنها پیدا می کنند. به محض اینکه جزئیات کافی برای پاسخ گویی به دست آمد در مورد تغییرات با آنها  صحبت کنید . عقاید و نظرات  را  باید صریح  و روشن بیان کرد  و در عین  حال باید اجازه داد تا آنها هم نظرات خود را بیان کنند . انجام  تغییرات  بر کلیه اعضای گروه تآثیر می گذارد. هر اندازه که اعضای گروه در تصمیم گیری ها مشارکت بیشتری داشته باشد  احتمال  اینکه  پذیرای  تغییرات  باشند بیشتر خواهد بود.

استفاده از فرصت ها
نوسانات بازار،پیشرفت های تکنولوژیکی، پیدایش رقبای  جدید یا پیدایش سلیقه های تازه در بازار ممکن است  تحدیدی برای گروه ها محسوب شود، سعی کنید  بطور واقع بینانه  تغییرات ایجاد شده را تجزیه و تحلیل کنید.راه های مقابله با مشکلات و بهره برداری از جنبه های مثبت تغییرات را بررسی کنید.برنامه ای تنظیم کنید که کمترین ضرر و بیشترین فرصت پیشرفت را برای اعضای گروه داشته باشد.

تعیین اهداف آتی
اعضای گروه آینده خود را صرفا ً در گرو موفقیت  در رسیدن به یک هدف خاص گروهی نمی بینند،چرا که تجربیات و موفقیت های بدست آمده  در اثر انجام کار  گروهی بر پیشرفت  شغلی آنها نیز  تآثیر می گذارد. بنابراین آینده گروه را هم به  صورت جمعی و هم  به صورت فردی در نظر بگیرد.

توسعه گروه
هدف اصلی  تمامی گروه ها این است که  با همکاری اعضای گروه با  یکدیگر یک وظیفه خاصی را انجام دهند و در آن موفق شوند.چنانچه هر یک از اعضا  به طور مستمر در جهت افزایش مهارت های خود تلاش کند دست یابی به هدف مورد نظر آسانتر می شود. یک رهبر خوب و با درایت می داند  که موفقیت آتی گروه در گرو توسعه  فردی مهارت های  اعضای گروه است. بنابراین یک  مدیر خوب باید سعی کند  برای اعضای  گروه هم نقش  یک  مربی و هم  نقش یک  مشاور شغلی  را ایفا کند.این کار هم به نفع خود افراد و هم به نفع کل گروه خواهد بود.

ایجاد شرایط رشد برای افراد
هر قدر گروه  کاری  بزرگتر و حیطه  اختیارات آن وسیع  تر باشد افراد فرصت بیشتری  برای  توسعه  شغل  خود از طریق  تعویض  نقش یا  ترفیع های  داخلی گروهی  خواهند داشت .ارتقا افراد به صورت  عمودی انجام می شود  اما مشاغل داخل  گروه عمو ما  ً به صورت  افقی پیشرفت  دارند. برای آن دسته از اعضای گروه که توان رشد بیشتری دارند. موقعیت ها بهتری ایجاد می شود  تا بتوانند  در جای  دیگر در داخل یا  خارج گروه مشغول به کار شوند حتی در  سازمانهایی که نقل و انتقال عمودی دشوار است  نیز افراد می توانند با منتقل  شدن از گروهی به گروه دیگر پیشرفت داشته باشند.
پیشرفت شغلی
این  نمودار دو راه مختلف پیشرفت شغلی را نشان می دهد.طبق روش سنتی مسیر شغلی به شکل عمودی است و فرد از سازمانی به سازمان دیگر منتقل می شود و به سمت های  بالاتر ارتقا  پیدا میکند . در  روش  دوم  از طریق  منتقل  شدن  فرد  به گروه های قدرتمند تر و با حیطه اختیارات بیشتر پیشرفت افقی حاصل می شود.
ساختن مسیر شغلی
هر چقدر که اعضای گروه را تحت نظارت خود قرار دهیم باز هم این خود اعضای گروه هستند که باید آینده  شغلی خودشون را بسازند .اعضای گروه باید عادت کنند که کار گروهی را به عنوان بخشی از فرآیند  یاد گیری در نظر بگیرند.اگر ساختن مسیر شغلی با هدف مشخصی انجام شود اثر بخشی آن بیشتر خواهد بود.

نویسنده: رابرت هلر، مترجم: سعید علیمیرزائی، با مقدمه دکتر ناصر پورصادق، انتشارات سارگل

تلخیص و تدوین: مهدی یاراحمدی خراسانی